Privacybeleid

Doel: Het aanmaken, beheren en onderhouden van gebruikersaccounts en het mogelijk maken van de Dienst.

Categorieën persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Functietitel
• Bedrijfsnaam en vestigingsadres
• Accountgegevens en inloggegevens
• Muziekvoorkeuren en instellingen per locatie

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst met u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt.

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de zakelijke relatie en maximaal twee (2) jaar na beëindiging van het account.

Doel: Het samenstellen van contextuele muziekcuratie, het genereren van analytics en het verbeteren van de muziekafstemming per locatie.

Categorieën persoonsgegevens:

• Afspeelgegevens (welke muziek wanneer is afgespeeld)
• Locatiegegevens (type locatie, grootte, zones)
• Gebruikspatronen (tijdstippen, frequentie, aanpassingen)
• Apparaat- en verbindingsgegevens

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst. Voor verbetering van de Dienst baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze service en muziekcuratie continu te verbeteren.

Bewaartermijn: Afspeelgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na beëindiging worden gegevens binnen dertig (30) dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Doel: Het verwerken van bestellingen, facturatie, het uitvoeren van kredietcontroles en het afhandelen van klachten met betrekking tot betalingen.

Categorieën persoonsgegevens:

• Betaalgegevens (type kaart, vervaldatum, laatste vier cijfers)
• Factuuradres
• Transactiehistorie
• KvK-nummer en bedrijfsinformatie

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: Gedurende de zakelijke relatie en maximaal twee (2) jaar na de laatste transactie. Financiële gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaarplicht uit de belastingwetgeving (zeven jaar).

Doel: Communicatie met u voor klantenservice, het afhandelen van vragen, klachten en ondersteuningsverzoeken.

Categorieën persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)
• Inhoud van uw communicatie met ons
• Accountgegevens

Grondslag: Gerechtvaardigd belang, zijnde het adequaat kunnen leveren van de Dienst en het onderhouden van de klantrelatie.

Bewaartermijn: Maximaal één (1) jaar na afhandeling van het verzoek.

Doel: Het versturen van informatie over onze diensten, nieuwe functies, aanbiedingen en bedrijfsactiviteiten.

Categorieën persoonsgegevens:

• E-mailadres
• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en sector

Grondslag: Gerechtvaardigd belang, zijnde het kunnen informeren van bestaande en potentiële klanten over onze diensten. U kunt zich te allen tijde afmelden via de uitschrijflink in onze berichten.

Bewaartermijn: Tot u zich afmeldt of tot het einde van de zakelijke relatie, vermeerderd met maximaal twaalf (12) maanden.

Doel: Het verzamelen van statistische gegevens over het bezoek aan onze website, het analyseren van webverkeer en het verbeteren van de gebruikerservaring.

Wij maken gebruik van de volgende analyse-diensten:

• Google Analytics — voor het analyseren van bezoekersgedrag, verkeersbronnen en conversies. Google Analytics plaatst cookies en verwerkt gegevens zoals IP-adres (geanonimiseerd), bezochte pagina's, sessieduur en apparaatgegevens. Google kan deze gegevens verwerken op servers buiten de EER; zie paragraaf 5 voor de waarborgen die wij hierbij treffen.
• Vercel Analytics — voor het verzamelen van anonieme prestatiegegevens over paginalaadtijden en webverkeer. Vercel Analytics is privacy-vriendelijk en maakt geen gebruik van cookies.

Categorieën persoonsgegevens:

• IP-adres (geanonimiseerd bij Google Analytics)
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Bezochte pagina's en klikgedrag
• Verwijzende URL
• Tijdstip en duur van het bezoek

Grondslag: Toestemming (voor niet-strikt noodzakelijke cookies, waaronder Google Analytics) of gerechtvaardigd belang (voor strikt noodzakelijke cookies en cookieloze analyse via Vercel Analytics).

Bewaartermijn: Maximaal zes (6) maanden. In de meeste gevallen worden gegevens eerder geanonimiseerd. Bij Google Analytics hanteren wij de kortst mogelijke retentie-instelling.

Doel: Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige verplichtingen en medewerking aan verzoeken van bevoegde autoriteiten.

Grondslag: Nakoming van een wettelijke verplichting.

Bewaartermijn: Conform de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Voor financiële administratie geldt een bewaarplicht van zeven (7) jaar op grond van de belastingwetgeving.

Doel: Het nakomen van contractuele verplichtingen jegens muziekplatformen en contentleveranciers, waaronder het rapporteren van afspeelgegevens om licentierechten te administreren en vergoedingen aan rechthebbenden te berekenen.

Categorieën persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam en vestigingsadres van de opdrachtgever
• Geaggregeerde afspeelstatistieken (welke nummers, hoe lang, hoe vaak)
• Locatiegegevens (type locatie, niet het exacte adres)

Grondslag: Gerechtvaardigd belang, zijnde het nakomen van contractuele rapportageverplichtingen jegens muziekplatformen en contentleveranciers.

Bewaartermijn: Wij verwerken en bewaren deze gegevens zolang dit noodzakelijk is om aan onze contractuele rapportageverplichtingen te voldoen, met een maximum van twee (2) jaar. Muziekplatformen en contentleveranciers kunnen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke uw gegevens langer bewaren.

Delen van gegevens: Wij delen deze gegevens met muziekplatformen en contentleveranciers waarmee wij een contractuele relatie hebben. Deze partijen verwerken uw gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke volgens hun eigen privacybeleid, of als onze verwerker volgens onze instructies. In het laatste geval sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te waarborgen dat uw gegevens conform dit privacybeleid worden verwerkt.

Kaires Lite vs. Kaires Pro: Bij Kaires Lite wordt muziek afgespeeld via de Spotify-catalogus. Spotify verwerkt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke gegevens conform het eigen privacybeleid van Spotify. Bij Kaires Pro wordt uitsluitend rechtenvrije muziek afgespeeld. Hierbij worden afspeelgegevens uitsluitend gedeeld met de contentleverancier van wie de muziek afkomstig is, voor zover dit contractueel vereist is.

U heeft het recht om te verzoeken welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om hiervan een kopie te ontvangen. Dit verzoek is kosteloos, tenzij het buitensporig of herhaaldelijk is.

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren. U kunt bepaalde gegevens ook zelf aanpassen via uw accountinstellingen op het platform.

U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen in de volgende omstandigheden:

• de gegevens zijn niet langer noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• u trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden;
• de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt; of
• verwijdering is vereist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij kunnen uw verzoek weigeren indien bewaring noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaarplicht), of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien:

• u de juistheid van de gegevens betwist, gedurende de periode die wij nodig hebben om de juistheid te verifiëren;
• de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen verwijdering;
• wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig heeft voor een rechtsvordering; of
• u bezwaar heeft gemaakt op grond van artikel 7.5, in afwachting van de beoordeling.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Wij staken de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Voor directe marketing geldt een absoluut recht van bezwaar: als u bezwaar maakt, stoppen wij de verwerking onmiddellijk. In elk promotiebericht nemen wij een uitschrijflink op waarmee u zich kunt afmelden.

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst. Waar technisch haalbaar, kunt u ons verzoeken de gegevens rechtstreeks aan een andere partij over te dragen.

Voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze te allen tijde in te trekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken. U heeft echter te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens: